Was ist ein Follow-up?

Follow-up bedeutet im Vertrieb die gezielte Nachverfolgung eines bereits bestehenden Kontakts. Dabei wird nach einem ersten Gespräch, einer Anfrage, einem Angebot, einem Messekontakt oder einer anderen vorherigen Kommunikation erneut Kontakt zu einem potenziellen oder bestehenden Kunden aufgenommen.

Ein Follow-up ist damit keine klassische Erstansprache. Der Gesprächspartner hatte bereits Kontakt mit dem Unternehmen und es gibt einen konkreten Anlass, das Gespräch fortzuführen.

Gerade im B2B-Vertrieb ist das Follow-up wichtig, denn Kaufentscheidungen entstehen häufig nicht beim ersten Kontakt. Zwischen einem ersten Gespräch und einer tatsächlichen Entscheidung können Tage, Wochen oder sogar Monate liegen.

Was bedeutet Follow-up im Vertrieb?

Ein Follow-up knüpft an einen vorherigen Kontakt an und verfolgt ein klares Ziel: den begonnenen Dialog sinnvoll weiterzuführen. Typische Anlässe für ein Follow-up sind beispielsweise:

• Nachfassen nach einem ersten Gespräch
• Rückmeldung zu einem versendeten Angebot
• erneuter Kontakt nach einer Produktvorstellung
• Nachbereitung einer Messe oder Veranstaltung
• Rückruf zu einem vereinbarten Zeitpunkt
• Kontaktaufnahme nach zugesandten Informationen
• Wiedervorlage eines aktuell noch nicht entscheidungsreifen Leads
• erneute Ansprache eines Interessenten nach längerer Pause

Das Follow-up kann telefonisch, per E-Mail oder über andere geeignete Kommunikationswege erfolgen. Im persönlichen B2B-Vertrieb bietet das Telefon den Vorteil, unmittelbar auf Fragen, Einwände und aktuelle Entwicklungen eingehen zu können.

Warum sind Follow-up-Telefonate wichtig?

Ein häufiges Missverständnis im Vertrieb lautet: Keine sofortige Entscheidung bedeutet kein Interesse. In der Praxis kann es viele Gründe geben, warum ein potenzieller Kunde zunächst nicht handelt. Budgets müssen abgestimmt, andere Projekte abgeschlossen oder interne Entscheidungen vorbereitet werden. Manchmal ist schlicht der Zeitpunkt noch nicht richtig.

Ein professionelles Follow-up-Telefonat setzt genau dort an. Statt den Kontakt abzuschreiben, wird zum passenden Zeitpunkt erneut nachgefasst. Dabei lässt sich klären, ob sich die Situation verändert hat, weitere Informationen benötigt werden oder ein persönlicher Gesprächstermin sinnvoll geworden ist.

Follow-up nach Angeboten

Ein Angebot zu versenden und anschließend lediglich auf eine Antwort zu warten, lässt wertvolles Vertriebspotenzial ungenutzt. Ein telefonisches Follow-up kann beispielsweise klären:

Ist das Angebot angekommen? → Wurde es geprüft? → Sind Fragen entstanden? → Wer ist an der Entscheidung beteiligt? → Wann ist mit einer Entscheidung zu rechnen?

Dabei geht es nicht darum, den Ansprechpartner unter Druck zu setzen. Ein gutes Follow-up bietet vielmehr die Gelegenheit, offene Punkte zu klären und den weiteren Prozess gemeinsam festzulegen.

Follow-up nach Messen und Veranstaltungen

Auf Messen entstehen häufig zahlreiche neue Kontakte. Visitenkarten werden ausgetauscht, Gespräche geführt und Informationen versendet. Der eigentliche vertriebliche Wert eines Messekontaktes zeigt sich jedoch häufig erst nach der Veranstaltung.

Durch eine strukturierte Messe-Nachbereitung können Kontakte erneut angesprochen, Gesprächsinhalte aufgegriffen und mögliche Interessen konkretisiert werden. Aus einem kurzen Messegespräch kann so ein qualifizierter Lead oder ein konkreter Gesprächstermin für den Vertrieb entstehen.

Follow-up in der B2B-Telefonakquise

Auch in der B2B-Telefonakquise führt nicht jeder interessante Erstkontakt unmittelbar zu einem Termin. Vielleicht besteht grundsätzlich Bedarf, aber erst in einigen Monaten. Vielleicht muss zunächst ein anderer Entscheider einbezogen werden. Oder der Ansprechpartner bittet ausdrücklich darum, zu einem späteren Zeitpunkt erneut anzurufen.

Solche Informationen sind wertvoll. Werden Gesprächsergebnis und gewünschter Rückrufzeitpunkt sauber im CRM-System dokumentiert, kann der Kontakt gezielt wiedervorgelegt werden. Aus „Momentan nicht.“ kann einige Monate später durchaus werden: „Jetzt können wir darüber sprechen.“

Was gehört zu einem professionellen Follow-up?

Ein gutes Follow-up beginnt nicht erst mit dem erneuten Telefonat. Entscheidend ist bereits die Dokumentation des vorherigen Kontakts. Der Mitarbeiter sollte wissen, wann gesprochen wurde, mit wem, worüber und was als nächster Schritt vereinbart wurde.

Dadurch muss das Gespräch nicht wieder bei null beginnen. Der Ansprechpartner merkt, dass die vorherige Kommunikation ernst genommen und nachvollziehbar dokumentiert wurde. Ein professionelles Follow-up ist deshalb kein wahlloses Nachtelefonieren, sondern die gezielte Fortsetzung eines bereits begonnenen Dialogs.

Follow-up und Leadqualifizierung

Follow-up und Leadqualifizierung hängen eng zusammen. Ein Lead, der heute noch nicht entscheidungsreif ist, kann dennoch sehr gut zum Ideal Customer Profile (ICP) passen. Durch weitere Kontakte lässt sich feststellen, ob sich Bedarf, Interesse oder Zeitpunkt verändert haben.

Damit kann ein Follow-up dazu beitragen, einen bestehenden Lead weiter zu qualifizieren und zum geeigneten Zeitpunkt an den Vertrieb zu übergeben.